ترجمة امر شراء

وبعد الموافقة على الطلب، يتم البحث عن مورد مناسب، سواءً من خلال مناقصة أو طلب مباشر. 

يتضمن هذا المرحلة أيضًا إرسال طلبات الشراء إلى الموردين، واستقبال العروض وتحليلها لاختيار الأفضل، ثم بعد اختيار المورد، يُرسَل أمر الشراء له.

وبعد استلام المنتجات يتم إصدار فاتورة مشتريات. يُركَز هذا المقال بشكل خاص على معني ترجمة امر شراء، وأهميته، وأنواعه.

ما معنى ترجمة امر شراء؟

ترجمة امر شراء يمثل إخطارًا يُصدَر من قِبل المشتري إلى البائع، يُعلِمه بحاجته لشراء منتجات محددة، حيث يقوم البائع بتجهيز هذه المنتجات وإرسالها إلى المشتري.

وتشمل مسؤوليات أمر الشراء إتمام إجراءات البيع والمخزون، ويتم إخطار أقسام المتابعة والطلب والمحاسبة، والمالية في الشركة بموضوع أمر الشراء.

يعتبر ترجمة امر الشراء الوثيقة الأساسية لعقد أي صفقة شراء، ودونه لا يُسمح باستقبال المنتجات في المخزون، ولا يقوم البائع بتجهيز البضاعة للمشتري.

مما يؤدي إلى تعطل دورة العمل، ما لم يكن هناك بديل إداري آخر، وخاصة بالنسبة للشركات ذات دورة مشتريات أقل تعقيدًا.

في حالات الاحتكار أو عدم الرغبة في المناقصات، يُعتبر ترجمة امر شراء مباشر، الخيار الأمثل للحصول على المنتجات المطلوبة.

ترجمة امر شراء في شموخ النجاح

كل تاجر يحتاج إلى شراء منتجات أو سلع لبيعها في نشاطه التجاري، وإذا كنت تسعى للحصول على منتجات بسلاسة وتنظيم وبإمكانية التنبؤ والمتابعة، فإن استخدام أوامر الشراء يعتبر الخيار الأمثل لتحقيق ذلك.

يُعرف ترجمة امر شراء كمستند تجاري، أو فاتورة إلكترونية تُعبر عن موافقة الشركة على شراء منتجات من مورد محدد، حيث يُصدر هذا المستند من قبل المشتري، أي التاجر.

حيث يتعهد بالدفع للبائع، أي المورد، مقابل شراء منتجات أو خدمات معينة والتي يقوم المورد بتسليمها في المستقبل، ويخضع للقوانين التجارية.

يتم تحديد أنواع المنتجات والكميات والأسعار المتفق عليها في أمر الشراء، بالإضافة إلى الشروط الأخرى للشراء، وعلى الرغم من أن إصدار أمر الشراء لا يشكل عقدًا بحد ذاته.

إلا أن قبول المورد لأمر الشراء يُعتبر تأكيدًا على العرض الذي قدمه التاجر، وهو ما يُشكل عقدًا بين الطرفين، في حالة عدم وجود عقد سابق بينهما.

بعد إصدار أمر الشراء، لن يتم إرساله مباشرة إلى المورد، بل سيُستخدم داخليا ويُحفظ في النظام حيث يتم تحويل أمر الشراء إلى “فاتورة شراء” إما بعد الموافقة على الطلب أو استلام المنتجات.

حيث أن المورد يُصدر فاتورة الشراء، وبموجب الشروط المتفق عليها، يقوم التاجر بدفع ثمن الفاتورة.

أهمية ترجمة امر شراء

أهمية واستخدامات ترجمة امر شراء تتنوع وتشمل عدة جوانب، حيث يساهم في تسهيل وتنظيم عمليات المشتريات، وجعلها أكثر سلاسة ومرونة.

كما يعزز التواصل بين الأقسام المختلفة، حيث لا تُقتصر مسؤولية المشتريات على قسم واحد فقط، مما يبرز أهمية نظم تخطيط موارد المؤسسات، التي تتميز بدورة مشتريات فعّالة.

نقدم أيضًا: ترجمة عقد إيجار

من بين أهم استخدامات ترجمة امر شراء:

• ضمان رضا العميل: يضمن ترجمة امر شراء، تلبية جميع احتياجات المشتري بشكل دقيق، مع توفير تفاصيل واضحة حول المنتجات، وهو أمر خاصة مع المنتجات المصنعة حسب الطلب والمخصصة بشكل خاص للمشتري.
• تحديد الجدول الزمني: يتيح أمر الشراء للقسم الطالب معرفة متى سيتم تسليم المنتجات بشكل فعلي، مما يساعده في تنظيم خطط عمله بناءً على ذلك.
• المساعدة في إدارة المخازن: يُمكن مسؤولي المخازن من التحضير، والاستعداد لاستلام البضائع في الوقت المناسب، وذلك من خلال توجيهات، ومعلومات الأمر الشراء التي تشمل قواعد السلامة والأمان.
• يتضمن أمر الشراء تسهيلًا لمهام مسؤولي المخازن للتحضير لوصول البضائع في الوقت المحدد، مع الالتزام بقواعد السلامة والجودة للمنتجات، وبالتالي يُسهم هذا في تجنب تكديس المخزون أو نقص المنتجات، في الأوقات التي تكون فيها هناك طلبات.
• يُسهم أمر الشراء أيضًا في تبسيط العمليات المحاسبية، حيث يمكن للمحاسب التحضير لعمليات الشراء التي تتطلب تسجيلات محاسبية هامة. 
• قد تحتاج هذه العمليات إلى التدوين قبل إغلاق الفترة المحاسبية، أو إدراجها في القوائم المالية والتقارير.
• من الضروري أيضًا متابعة أمر الشراء بانتظام والتواصل مع المورد لتذكيره بموعد التسليم المحدد، فالعملية لا تنتهي مجرد إرسال أمر الشراء وانتظار التسليم، بل قد تتطلب التغييرات أو المستجدات التفاعل المستمر مع البائع، لضمان الالتزام بالمواعيد المحددة.

أهمية أخرى لترجمة امر شراء 

• زيادة الدقة في إدارة المخزون:

مع تقدم التكنولوجيا وظهور أنظمة إدارة المخازن، لم تعد أوامر الشراء مجرد وثائق لتوثيق عمليات الشراء، حيث تعمل الأنظمة الحديثة، على تحديث كميات المخزون والمنتجات تلقائيًا بعد كل عملية شراء.

مما يقلل من الحاجة إلى التحديث اليدوي، لكميات المخزون في كل مرة يتم فيها طلب المنتج من المورد.

• تثبت الاتفاقية بين التاجر والمورد:

فرضًا أنك قمت بطلب كمية معينة من منتج معين من أحد الموردين وقمت بدفع المبلغ المتفق عليه، ولكن لم يتم تسليمك أقل من الذي لبته في يوم التسليم، في مثل هذه الحالة،

من الصعب إثبات الخطأ الذي حدث في عملية الشراء، إذا لم يكن لديك دليل ورقي أو إلكتروني يثبت الكمية المطلوبة والسعر المتفق عليه.

لذلك، تساعد أوامر الشراء في تجنب أي خلافات محتملة، بين التاجر والمورد من خلال وثيقة توثيق تجمع الطرفين، فبمجرد تسليم المورد أمر الشراء والموافقة عليه.

يصبح الطرفان ملزمين بإنهاء الصفقة وفقًا للشروط المحددة فيها.

• تسهيل مسؤوليات موظفي إدارة الطلبات والمحاسبين:

أمر الشراء تُسهم في تسجيل وتتبع جميع السلع والخدمات التي يتم طلبها بدقة، وتتيح متابعة حالة الدفع والتسليم، فضلاً عن تحديد الوقت المناسب لاستلام الطلبات،

فبمثابة رقم الفاتورة الذي يُسهل مراقبة حالة الفواتير، توفر أوامر الشراء تفاصيل دقيقة حول كل طلب.

نقدم أيضًا: ترجمة شهادة تطعيمات

• من منظور المحاسبة:

يُعتبر أمر الشراء دليلاً على موافقة الشركة، على شراء المنتجات بتحديد الكمية والسعر، وبمجرد قبول المورد لأمر الشراء، يُحوَّل إلى فاتورة شراء.

مما يُمكِّن من حساب النفقات الإجمالية وقيمة المخزون بنهاية كل فترة.

• تسمح للتجار بتحديد احتياجاتهم من الموردين:

أوامر الشراء تُمكِّن التجار من تحديد احتياجاتهم بدقة، إذ تُحفظ حقوقهم وتضمن الحصول على المنتجات المطلوبة، وعندما يعتاد المورد على استلام أوامر الشراء التي تحتوي على كافة تفاصيل الطلب،

يصبح من السهل عليه تلبية الطلبات بسرعة، مما يجعل عملية الشراء شفافة وسلسة دون أي تباس.

الفرق بين طلب التوريد وامر الشراء

يتساءل الكثيرون عن الفرق بين أمر الشراء وأمر التوريد، والإجابة تكمن في الغرض الرئيسي لكل منهما، حيث أن أمر الشراء يعتبر نموذجًا يؤكد عملية الشراء، بين التاجر والمورد.

بينما يُستخدم أمر التوريد، لتسجيل أوامر الشراء التي يُقدمها المورد بشكل خاص.

بالإضافة إلى ذلك، تتركز الأهمية في أمر الشراء على تلبية احتياجات المشتري بالبضائع، أو الخدمات المطلوبة، بينما يهدف أمر التوريد إلى تسهيل وتوثيق عملية الشحن عبر منصة البريد.

يُعتبر فهم الفرق بينهما أمرًا مهمًا لضمان استخدامهما بشكل صحيح، في ضمان سلامة العملية التجارية.

تعتبر تدبيرات التوريد جزءًا حيويًا في عملية المشتريات، حيث تشمل التخطيط والتنظيم، والتحكم في جميع جوانب العملية، بدءًا من البحث عن الموردين المناسبين.

وانتهاءً بتوصيل المنتجات، بما في ذلك عمليات الشحن والتخزين والتوزيع.

من خدماتنا: ترجمة سجل تجاري

أما أمر الشراء فهو ضروري لضمان توفر الكمية المناسبة، من المنتجات في الوقت المناسب وبالسعر المناسب، كما يوفر مستندًا تجاريًا يسهل مراقبة كل مرحلة،

من مراحل التوريد وتنظيم العمليات وتحسين أداء المشتريات بشكل عام.

في نهاية المطاف، لا يمكن تجاهل دور أهمية أمر التوريد في عملية المشتريات،

حيث يُعتبر أمرًا حاسمًا يؤثر على سير العمل وتوفير المستلزمات اللازمة، لإنجاز المشاريع بنجاح.

محتويات ترجمة امر شراء

ترجمة امر شراء هو وثيقة تُكوِّن عادةً من ورقة واحدة، ولا تتطلب مواصفات قياسية خاصة أو بيانات معقدة، حيث تتضمن ببساطة البيانات الأساسية ومواصفات المنتجات بشكل مفصل. 

ومن المعتاد أن يُصدر أصلًا وعدة نسخ، بما في ذلك نسخة للمورد ونسخة لقسم المشتريات، ونسخة لقسم الشحن والطلبات، ونسخة لقسم المحاسبة وقسم المتابعة.

تتضمن بيانات أمر الشراء ما يلي

1. تاريخ إرسال أمر الشراء.
2. التاريخ المتوقع لاستلام البضائع.
3. اسم المشتري واسم البائع.
4. تفاصيل المنتجات بما في ذلك الألوان والأحجام.
5. الكميات المطلوبة، وباركود المنتج وطريقة التتبع.
6. الأسعار الإجمالية والفردية لكل منتج.
7. بيانات الشركة مثل الأرقام والعناوين، وعنوان المخزن المخصص للاستلام.
8. طريقة الدفع وفترة السداد.
9. رقم طلب الشراء.
10. اسم الموظف المسؤول عن المشتريات، وبيانات التواصل المباشر له للتفاعل في حال وجود استفسارات من البائع.

من خدماتنا: ترجمة بطاقة عمل

أنواع ترجمة امر شراء

يوجد ثلاثة أنواع من ترجمة امر شراء، وعند إنشاء أمر الشراء، يتعين عليك تحديد النوع المناسب، حيث يمكنك تعيين النوع الافتراضي للأوامر الجديدة، في صفحة إعدادات إدارة الموارد والتخطيط.

• دفتر يومية:

استخدم هذا النوع لإنشاء أوامر مسودة، حيث لا يؤثر هذا النوع على كميات المخزون ولا ينشئ حركات المخزون، ولا تُضاف بنود أمر الشراء هذا في الجدولة الرئيسية.

• أمر الشراء:

يُستخدم هذا النوع لإنشاء أوامر الشراء بعد تأكيد الأوامر مع المورّد، وتتم معالجة الأوامر من خلال الإيصال والفوترة قبل تسديد الدفع للمورّد، كما ويعتبر هذا النوع من أوامر الشراء الأكثر شيوعًا.

• الأمر المرجع:

يُستخدم هذا النوع عندما تعود البضائع إلى المورّد، ويتطلب تحديد رقم ترخيص المواد المسترجعة (RMA)، الذي حصلت عليه من المورّد، كما يمكنك تحديد رقم ترخيص المواد المسترجعة (RMA)، على علامة التبويب العامة في أمر الشراء، ويجب أن تتضمن بنود الأمر كميات سالبة.

الفرق بين طلب الشراء وأمر الشراء

من الضروري فهم الفرق بين أمر الشراء وطلب الشراء، في عملية الشراء والتوريد، ففي طلب الشراء، يُطلب المواد أو الخدمات فقط، دون إصدار عقد رسمي بين الطرفين.

بينما يتم إصدار أمر الشراء لضمان عملية التوريد والاستلام، وتحديد شروط الدفع والتسليم بطريقة رسمية.

أمر الشراء يحتوي على تفاصيل محددة وصريحة حول المواد المطلوبة، مثل العدد والجودة والسعر والشروط، بينما طلب الشراء يشتمل فقط على تفاصيل أساسية، عن المواد المطلوبة ولا يحدد الشروط بشكل كامل.

لذلك، يُعتبر أمر الشراء أداة أساسية لإدارة عمليات الشراء، والتوريد بطريقة مهنية وفعالة لضمان تحقيق الأهداف المتعلقة بالكفاءة، والجودة والتكلفة في إدارة المشتريات.

أما بالنسبة لعنصر التوريد، فهو يلعب دورًا هامًا في تحسين إدارة المشتريات، حيث يساهم في تحديد مصادر المواد بشكل أفضل، وتحديد الوقت المناسب لطلبات الشراء وتدبيرها.

حيث يساعد التوريد أيضًا في تحسين تحكم وإدارة المخزون، مما يؤدي إلى توفير الوقت والجهد والتكلفة.

باختصار، يُسهم عنصر التوريد في تعزيز كفاءة إدارة المشتريات وتحسين الأداء العام للمنظمات.

لماذا تختار مكتب شموخ النجاح للترجمة المعتمدة؟

• فريق متخصص ومحترف:

يتمتع الشركة بفريق من أفضل المترجمين المحترفين، الذين يتمتعون بخبرة طويلة في مجال تقديم خدمات الترجمة للفواتير بشكل متميز.

• السرية والأمان:

تُعتبر السرية أحد أولوياتنا الرئيسية، حيث يتم الحفاظ على سرية معلومات العملاء بشكل كامل وآمن، باستخدام أحدث التقنيات لضمان الحماية والتشفير.

• السرعة في التنفيذ:

نقدم خدماتنا بمستوى عالٍ من الاحترافية والسرعة الاستثنائية، بما في ذلك خيار الترجمة الفورية للوثائق والفواتير والنصوص الأخرى، وذلك لنلبي احتياجات العملاء في أسرع وقت ممكن.

• الالتزام والمصداقية:

نلتزم بتقديم الخدمات في المواعيد المحددة مع العملاء، مع الحفاظ على مستوى عالٍ من الجودة، مما يجعلنا نحظى بسمعة طيبة بفضل الالتزام والمصداقية في عملنا.

• الجودة العالية:

تتميز خدماتنا بأعلى مستويات الجودة، حيث يضمن الفريق الدقيق والمتخصص تقديم خدمات متميزة ذات جودة عالية، مما يضمن تحقيق الغرض المنشود من الترجمة بدقة واحترافية.

وفي الختام، تلعب ترجمة امر شراء دور مهم في الأمور الاقتصادية، والحكومية، لذا إذا كنت تحتاج ترجمة بصورة إحترافية، ومعتمدة، لا تتردد في التواصل معنا الآن.